Екатерина Степанова

Копирайтер. Веду аккаунты в соцсетях в качестве СММ-менеджера.

28.06.2019 в 12:33
Поделиться

Сервисы для удаленной работы с командой и фрилансерами

Сейчас удаленной работой уже никого не удивишь. Копирайтеры, переводчики, программисты, дизайнеры, маркетологи уже давно работают в этом удобном формате. Никуда не надо ехать, жить можно, где угодно. Зато работодателям стало значительно сложнее: во-первых, контролировать процесс. Копирайтер клянется детьми соседей, что пресс-релиз уже почти готов, и через пару часов - и пропадает бесследно на сутки. Личный помощник успевает сделать три публикации в личный Instagram-аккаунт, но забывает позвонить важному контрагенту. Вот и как организовать своих удаленных сотрудников?

Вторая проблема “разброса” работников - обмен файлами. Один шлет все в WhatsApp, другой предпочитает пользоваться Facebook messenger, а третий олдскульно пользуется почтой. Как итог - теряются в космосе отчеты, статьи или видео. И с этим тоже нужно что-то делать!

Третья - никогда не знаешь, чем занят удаленный сотрудник, то ли своей работой, то ли сидением на фейсбучике. Это в офисе можно, как в старом анекдоте, с Торой подмышкой обходить "муравейник", зорко поглядывая в мониторы. А как проконтролировать рабочее время тех, кто находится на другом конце географии?

На Западе этот вопрос уже давно решили, изобретя десятки умных приложений. Рунет пока еще “дикий рынок” в плане организационных сервисов. Масса зарубежных вариаций для командной работы не русифицирована. Кроме того, есть и второй недостаток крутых программ: они платные. Есть подешевле, есть подороже. Но, если вы начинающий фрилансер, такие траты ощутимы и не обоснованы.

Да и вообще, зачем платить за то, что есть в бесплатном (не сильно платном) доступе и в приличном качестве? Если вас интересует эффективность работы, а не экзотика, то в рунете есть отличные сервисы с удобным интерфейсом и огромным функционалом.

Сервисы для работы над файлами

Исключительно удобны, чтобы не пересылать бесконечное количество копий с правками, комментариями и финальными версиями.

ОФИС 365

Если вы нежно привязаны к Microsoft Office и ни на что менять его не хотите, то Офис 365 вам подойдет. Там присутствуют все знакомые функции плюс возможность делиться контентом онлайн, работать над проектами вместе, обмениваться почтой.

Офис интегрирован в Dropbox. А это место для хранения ваших файлов в облаке и возможность шеринга независимо от размера. Для хранения информации есть также приложение OneDrive.

Что есть в Офисе?

  • Outlook
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • OneNote
  • SharePoint
  • Microsoft Teams
  • Yammer
  • Другие службы и приложения.

Офис 365 существует в трех версиях: для личного пользования, для бизнеса (команды) и для школьников/студентов.

Программа платная. Но Майкрософт устроил вполне демократичную форму подписки. Теперь необязательно платить несколько тысяч за оригинальный пакет. Достаточно оплачивать подписку. Для персонального использования это обойдется в 300 рублей в месяц или 3000 рублей за год.

Офис можно установить на компьютер, телефон, планшет, ноутбук. И потом работать с любого устройства - все будет синхронизировано.

Google Drive

Это мощный пакет программ и сервисов для работы в интернете. Несколько существенных плюсов:

  1. Ничего не надо скачивать на компьютер;
  2. Все бесплатно;
  3. Достаточно один раз зарегистрироваться в Google – и можно работать во всех сервисах.

Что входит в пакет?

Google Docs. Текстовый редактор, в котором есть все. Даже голосовой ввод. И самое классное - автосохранение до последней буквы. Работая в Google Docs, вы можете не бояться отключения электричества, выдергивания проводов отпрыском или любой другой катастрофы. Текст сохранится в любом случае. В Google Docs можно редактировать файлы совместно (и одновременно), находясь в разных частях света, оставлять комментарии в реальном времени. Чтобы сдать текст заказчику, достаточно прислать ему ссылку и открыть доступ.

Google презентации. Все, что есть в Powerpoint, тут присутствует. Плюс опять-таки автосохранение.

Google таблицы. Прекрасный аналог Excel. Кроме всего прочего, в таблице можно вести элементарный бухгалтерский учет. Например, составить список текстов, сколько в них знаков, какой полагается гонорар. А также отмечать статус статьи: в работе, сдана, на доработке, оплачена и т.д.

Google формы. Аналогов этому приложению нет ни у одного из конкурентов. В нем можно создавать анкеты и опросники и обрабатывать их в одном месте. Google календарь поможет запланировать все задачи и поделиться ими с сотрудниками.

Google Keep. Это органайзер со списками дел и задач. Удобное приложение в телефоне, где можно отслеживать свою деятельность.

И, конечно, венчает этот список Google Диск - облачное хранилище ваших файлов. 15 Гб места бесплатно. Для хранения текстовых и других видов документов этого хватает за глаза.

Кроме того, есть Google Hangouts - платформа для видеовстреч. Можно использовать для онлайн-мероприятий с заказчиками и с сотрудниками, а также для ведения вебинаров и онлайн уроков.

Есть еще два сервиса, которые помогают работающим в интернете людям держать все свои проекты, записки и идеи в одном месте. Это электронные записные книжки с множеством дополнительных функций: Onenote от Microsoft и Evernote. Обе программы обладают мощным функционалом и конкурируют между собой.

ONENOTE

Кроссплатформенное детище Майкрософт. Входит в пакет последних версий Microsoft Office и в Офис 365. Имеет десктопную версию для всех операционных систем и открывается в браузере. Также в наличии мобильные приложения для Android, Windows и iOS. Синхронизируется со всеми устройствами, так что можно работать с любого из них.

Что можно делать в Onenote?

  • Создавать записные книжки по разным темам;
  • Составлять списки задач;
  • Рисовать или писать рукой (пером) на сенсорном экране;
  • Добавлять в свои заметки фото с телефона или планшета и редактировать прямо в программе;
  • Делать скриншоты и сканировать документы - приложение распознает текст;
  • Делиться заметками с нужными людьми, нажав на кнопку “общий доступ”;
  • Работать в двух приложениях одновременно, благодаря функции прикрепления экрана;
  • Искать любую информацию у себя в блокнотах по ключевым словам;
  • Редактировать и форматировать тексты: присутствует почти полный функционал Word.
  • Оформлять заметки при помощи наглядных, таблиц, маркеров и цветов;
  • Выбирать для записей удобный фон. Например, в виде бумаги в клетку или полоску.

И еще много всяких фишек, включая форму заметок в виде записей или небольших досок-блоков.

Чтобы более эффективно управлять задачами и проектами, можно синхронизировать их со службой Outlook. При удаленном совещании с сотрудниками или в отчете перед заказчиками удобно предложить им весь объем информации в виде презентаций, документов и заметок. Достаточно просто их расшарить. И вся эта красота предоставляется бесплатно, если вы уже используете пакет Office от того же Microsoft.

EVERNOTE

Еще одна кроссплатформенная программа. Включает в себя веб-сервис, десктопную версию для Windows, Mac OS, Unix и Linux и мобильные приложения для всех операционных систем. С его помощью можно создавать и хранить записи, делиться ими, а также синхронизировать с несколькими устройствами.

Разработчики считают его лучшей заменой бумажному блокноту и ежедневнику за счет визуализации всех функций.

Что можно делать в Evernote?

  • Создавать блокноты на различные темы (бизнес, проекты, покупки, списки для чтения и пр.);
  • Добавлять заметки в любой из блокнотов (в форме текста, стикера или маркированного/нумерованного списка);
  • Привязать заметку к определенной дате в календаре;
  • Настроить напоминание о важном событии;
  • Отмечать записи метками и ярлыками для удобного поиска;
  • Создавать рабочий чат по проекту для обсуждения тем и добавления заметок, напоминаний и вложений в виде медиа файлов и текстовых документов;
  • Накидывать идеи и впечатления прямо на ходу: текстом, голосом, рисунком.
  • Сохранять страницы браузера для последующего прочтения оффлайн;
  • Редактировать документы.

А теперь о тарифах. Их три.

EVERNOTE BASIC открыт для бесплатного пользования. Но хранить можно всего до 60 Мб информации. И функции, конечно, сильно ограничены. Подойдет для личной записной книжки и конспектирования по ходу встречи. Минимальный размер заметки - 25 Мб.

EVERNOTE PREMIUM стоит 8 долларов (около 500 рублей) в месяц. Объем хранилища информации - 1 Гб. Заметка может весить до 200 Мб. Здесь функций побольше. Можно организовывать дела и делиться записями без ограничений.

EVERNOTE BUSINESS предоставляет все функции плюс одновременное пользование несколькими людьми (минимум 2). Стоимость подписки - 15 долларов в месяц. Возможность хранить до 20 Гб информации. Минимальный размер одной заметки - 200 Мб.

У двух последних тарифов есть пробный бесплатный период.

Системы организации проектов и команд

Trello

Набирающая популярность система управления проектами. Можно использовать как личный органайзер. А также сервис позволяет эффективно наладить работу команды онлайн с помощью японского метода канбан-досок.

Интерфейс Trello максимально простой и, что немаловажно, русифицированный. Бесплатный доступ практически неограничен. Платная подписка тоже есть. Но и бесплатных функций хватает для работы команды даже из 50 человек.

Trello - это доска с карточками, на которых записываются задачи. Они имеют три статуса: нужно сделать, в работе и выполнено. Их можно переименовывать и расставлять по собственному алгоритму. В каждую карточку добавляется неограниченное число заметок, вложений, списков и чек-листов. Записи можно переносить с карточки на карточку простым перетаскиванием. Количество досок под каждый проект тоже не ограничено. В Трелло легко интегрируются сторонние сервисы: Unsplash, Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter и многие другие.

Сервис работает и в браузере, и в мобильных приложениях для телефонов на любой ОС.

Битрикс24

Это известная и довольно популярная CRM. Но дорогая. Помогает управлять командой сотрудников. С помощью Битрикс24 можно ставить задачи, назначать ответственных, проверять выполненное, хранить документацию, обмениваться сообщениями в общем чате и многое другое. А еще есть функция видеозвонков и собственная почта.

Интерфейс довольно простой и понятный. Есть бесплатный пробный период. Для небольшой команды аккаунт стоит 1190 рублей в месяц.

В проект входят:

  • внутренние коммуникации,
  • диск для совместной работы,
  • задачи и проекты,
  • CRM и телефония.

Для команды побольше, с интеграцией 1С и бизнес-процессами, работа в Битриксе стоит 5990 рублей. Ну а большая компания за полный функционал и организацию платит 11990 рублей в месяц.

Мегаплан

Еще одна CRM. Полностью организовывает работу команды: от порядка в делах до ведения клиентов и продаж. Позволяет планировать задачи, отслеживать их исполнение, запоминать заказы, бронировать звонки и т.д. Присутствует бухгалтерия, телефония и настройка воронки продаж с интеграцией на сайте.

Мегаплан отличается простым интерфейсом, гибкими настройками и отличной техподдержкой. На пробу дается 2 недели бесплатного доступа. А потом можете выбирать платную лицензию на месяц. Стоимость от 314 рублей, возрастает в зависимости от количества функций.

Worksection

Система управления работой команды. Считается более простой, чем предыдущие две, но при этом эффективной. Для несложного проекта и организации фрилансеров хватит и бесплатного функционала.

ПланФикс

Это платформа для создания системы управления предприятием (командой, компанией). В общем, подходит для любой группы людей, желающих работать вместе на расстоянии. Позволяет ставить задачи сотрудникам, следить за исполнением, общаться между собой и с клиентами, обрабатывать заявки и так далее.

Основное отличие - нет жестких правил и бизнес-процессов. Всю работу можно настроить под себя и свою команду, причем, без помощи программистов. Тарифы очень демократичные. Если у вас всего пять сотрудников, и хватит хранилища файлов размером 1 Гб, то можете работать совершенно бесплатно. А дальше цены от 2 евро в месяц. За хранилище можно заплатить отдельно.

Яндекс.Трекер

Это система эффективного управления проектами от Яндекса. Дает возможность распределять ресурсы и контролировать выполнение задач. Делает процесс работы ясным и прозрачным. Позволяет сокращать время разработки документов, используя шаблоны. Контролирует трудозатраты. Первый месяц бесплатно для всех тарифов. Для команды из 5 человек тоже бесплатно. А для компаний из 6 человек и больше от 93 рублей в месяц.

Контроль времени

Использовать эти сервисы можно не только для командной, но и для персональной работы - если вы вечно ничего не успеваете и понятия не имеете, куда тратится время?

Kickidler​

Kickidler позволяет осуществить контроль над сотрудниками и учет их рабочего времени. С его помощью Вы сможете наблюдать за персоналом в режиме online. 

Что может делать:

  1. Онлайн-мониторинг ПК сотрудника. Вы видите, чем занимается Ваш сотрудник сейчас, какие сайты или приложения он открывает;
  2. Учет рабочего времени. С помощью тайм-трекера Вы контролируете все от переработок до опозданий;
  3. Оценка продуктивности. Анализируйте реальное рабочее время и время бездействия сотрудника;
  4. Запись видео с ПК. Вы увидите все действия подчиненных;
  5. Контроль нарушений. Специальный триггер срабатывает при запуске указанных программ, посещении сайтов и т.п.;
  6. Удаленный доступ. Подключение к ПК сотрудника и многое другое.

 

Rescue time

Прекрасный сервис, который поможет вам отследить, сколько времени и где вы проводите в интернете. Работает в фоновом режиме и на компьютере, и на телефоне. Предоставляет подробный отчет о вашем дне. На его основе вы можете скорректировать планы, заблокировать отвлекающие сайты и повысить продуктивность. В облегченной версии сервис совершенно бесплатен.

Toggl

Делает примерно то же самое, что и предыдущая программа. Отслеживает ваши действия в интернете и дает отчет о проведенном времени. Есть тариф для одного (9 долларов в месяц) и для команды (18 долларов в месяц). Действует бесплатный пробный период.

Общение (мессенджеры)

Пообщаться можно в старом добром Скайпе, в упомянутом выше Hangouts, в Телеграме. А еще есть сервис Slack - популярный корпоративный мессенджер. Позволяет создавать чат для каждой темы отдельно. Поддерживает передачу файлов разных форматов и уведомления о них. Интегрируется с Google Drive, Dropbox и Twitter. Есть бесплатный тариф для неограниченного количества пользователей. Выбирайте, что вам больше по душе и по карману и работайте эффективно.

Удачи!

Поделитесь статьей с друзьями и коллегами

Похожие статьи

Топ-20 ошибок в контекстной рекламе Яндекс.Директ и Goolge Ads

Опрос дорос: 15 лучших сайтов для stories и тестов

13 лучших платежных систем для вашего интернет-магазина

12 эффективных способов привлечь аудиторию в Инстаграм

Актуальные новости в вашей почте

Интересные события и новости интернет-рынка.
Кратко, по делу, без воды и не чаще раза в неделю.

Подпишитесь на нас в соцсетях

Узнавайте о новостях и событиях там, где вам удобно